Piattaforma e gestione delle segnalazioni
Siamo gli unici che proponiamo un servizio integrato COMPLETO E PROFESSIONALE per la gestione delle segnalazioni di illeciti secondo le prescrizioni normative del D. Lgs. 24/2023, offrendo un pacchetto di servizi che prevedono l'attivazione della piattaforma personalizzata e l'incarico al ruolo di gestore delle segnalazioni, come prescritto dall'art. 4 comma 2.
Whistleblowing: le novità normative
Il D. Lgs. 24/2023 prevede nuove e più precise modalità per effettuare segnalazioni di illeciti di cui si è venuti a conoscenza. Sono previsti diversi canali per la segnalazione, la scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del whistleblower, in quanto in via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di alcune condizioni, è possibile svolgere una segnalazione esterna.
Il canale interno: ruoli e strumenti
La gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero è affidata a un soggetto esterno, anch'esso autonomo e con personale specificamente formato. Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale.
La gestione del canale interno di segnalazione
Nell'ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il soggetto esterno, ai quali può essere affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolge le seguenti attività:
- rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
- mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
- da diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
- fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Le caratteristiche della piattaforma digitale
La piattaforma deve rispettare i requisiti tecnici previsti dal D. Lgs. 24/2023 oltre nalle prescrizioni del Reg. UE 2016/679:
- garantire la riservatezza attraverso un sistema di crittografia;
- permettere la segnalazione in forma anonima oltre che in chiaro;
- adottare misure tecniche e organizzative atte a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati;
- individuare i soggetti coinvolti (gestore, fornitore della piattaforma, fornitore del dominio, etc) e provvedere alle nomine secondo le prescrizioni del Reg. UE 2016/679 in relazione al ruolo ricoperto;
- deve permettere la memorizzazione, in sicurezza, dei dati per il periodo previsti di 5 anni.
D. Lgs 24/2023
chi può effettuare segnalazioni
Il D. Lgs 24/2023 ha introdotto delle particolari novità nella gestione delle segnalazioni di illeciti, estendendo la tipologia di soggetti che possono fare una segnalazione:
- dipendenti pubblici
- lavoratori subordinati nel settore privato
- lavoratori autonomi
- collaboratori, liberi professionisti e consulenti
- volontari e tirocinanti (anche non retribuiti)
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza
D. Lgs 24/2023
Come mettersi in regola
- Attivare una piattaforma digitale facile da usare e sicura come NGH-Whistleblowing, che permetta di rispettare la riservatezza dell’identità di chi segnala, della persona coinvolta e/o menzionata nella segnalazione, oltre al contenuto della segnalazione stessa e alla relativa documentazione;
- Rispettare le tempistiche stabilite per la gestione delle segnalazioni, informando i whistleblower entro 7 giorni dal ricevimento del messaggio e dando riscontro sull'andamento dell’istruttoria entro 3 mesi dalla data di ricevimento;
- Definire il processo di governance del sistema di whistleblowing e affidare la gestione delle segnalazioni a consulenti esterni con formazione specifica o a personale interno con adeguata competenza.